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インターネット業界で働くディレクターの雑記

読書

GTDの名著「ストレスフリーの仕事術」の感想

更新日:

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GTD(Get Thing Done)の名著、「ストレスフリーの仕事術」を久しぶりに読みました。やはり良い本。

ざっくり言うとこの本では、「頭の中のことを全部書き出して週次でレビューをし、やりたいことやるべきことをしっかり管理することでストレスから解放され最高にクリエイティブに生きれるからみんなもやろうぜ!」という本です。

photo credit: NJ.. via photopin cc

まだ読んだことがない方はだまされたと思ってぜひ読んでみてください。すぐに始めることができるGTDのノウハウやtipsがいっぱいです。

でも全部読むのはめんどくさい、というかたは以下に重要なポイントをざっとまとめたので見てみてください。(さっくり重要なポイントだけと思ってまとめたけど随分長くなってしまいました。それだけ重要なことがたくさん書いてあるということで。。)

 

でもやっぱり一度は全部読むことをおすすめします。

 

■GTDとは

・知識社会で生き残りたいなら、作業や時間を管理するだけの手法は役に立たない。必要なのはアイデアとエネルギーを管理する手法。
・ストレスに押しつぶされた頭からは新しいアイデアは生まれてこない。スッキリとした頭で違う視点を持てて初めてクリエイティブなアイデアを思いつく

1.頭の中の「やりかけの仕事」を全部書き出す
・自分が何をすべきか、何をやりたいか、日常的なことから長期的な目標まで、すべてを書きだしたことがあるか
・すべて書き出すことで日々のストレスを劇的に減らすことができる
2.次に取るべき行動を決める
・TODOリストは漠然と「〜する」と書くのではなく、次の物理的な行動を書く。
3.信頼出来るシステムでやるべきことを管理し、定期的に見直す
・知識社会のビジネスプロフェッショナルにもっとも必要な習慣は「週次レビュー」である
・あなたが「忘れないことを忘れることができるように」システムが稼働しているか

 

■リラックスしながら仕事と人生をコントロールするには

・最大の生産性とは何かを実現するために(それが家具をつくることであっても、新規事業プランを考えることであっても、趣味の楽しい時間を過ごすことであっても)最小限の努力で最大限の成果を上げること
・欲しい物をもっとも効果的に手に入れたいのなら、「なんでも来い」といつでも思えるようなリラックスした心構えが必要
・自分に降りかかる危機やプレッシャーを避けるために場当たり的な行動をしてしまう人がいる。しかし
−自分自身や仕事に対処するためのシステマチックなアプローチ方法をきちんと持っていれば、ずっと効果的に物事に対処できる。
−そして、そのようなアプローチ知っていればいつでもリラックスしていられる
−リラックスしていればより少ない労力でもっと仕事がはかどるはず
・あなたの能力は、あなたがリラックスできる能力に比例する
・必要なのはがんばることではない、規律あるアプローチをとること。これ以上もっと勤勉に、がんばらなければならないということではない。あるアプローチにそって段階的に全体像を把握すること。
・原則を理解すれば意識に微妙な変化が現れ、習慣へと繋がる。大きな変化のきっかけは些細な事であることが多い。その些細な事を絶えず意識して行うことができれば。

 

【第1章】創造力はすっきりとした頭から

・日々の出来事は単なる繰り返しではなく、思いがけないことの連続。大事なのはあなたがそれに対してどれほど準備ができているかである。 ・TODOリストがうまくいかないのは、全く異なる種類のリストをひとつにまとめてしまっているから。気が狂いそうな状況を紙に落としてそれを見てまた気が狂いそうになってしまう。
・本当にやるべきことをすっかりすべて把握していない状況で優先順位を決めるのは、自分が本当にやるべきことから逃げている
・リストの作り方
−まず頭に浮かぶことは、大きなことも小さなことも何もかもすべて書きだす。
−それぞれについてこれは実行すべきかどうか自問
−実行すべきなら望む結果は何か、次に取るべき行動は何かを決める
−結果をすべて適切なカテゴリーに分ける
−これを常に更新し、十分に見なおすこと
⇛これをすることで日々の決断に自信を持てるようになる
⇛ここまでこれば時間やエネルギー、状況、優先順位など、効果的な意思決定に必要なすべての条件を考慮した上で何をすべきかはっきりと検討できるようになる=最も賢い選択ができるようになる
・すべてを書き出したらおもむろに経営者になったつもりでそれぞれを見なおしてみよう。それらがどういう意味を持つのか、何に取り組むべきなのか、そもそも何が目的なのか
・そして今度はマネージャーになったつもりで戦術的な決定をくだそう。すべての選択肢の中から何をするべきか、その時時の状況に会ったものを選び出す。リストにあるものはどれも独自のエネルギーと考え方を必要とする大切なものばかり。ごちゃまぜにしないように考える。
・効率を最大限に保ちつつ、必要な規律の中で自由を楽しむことができるために大切なのは、「集中すること」「全体を見渡すこと」
−超人的な集中力を発揮しつつ、全体から見た自分の状況を敏感に感知する。それらの視点を保ちつつ、いかに自分の有利な状況を生み出せるかを判断するべき
・あなたが全体を見渡せば見渡すほど目の前のことに集中できるようになる。そして目の前のことに集中すれば集中するほど、物事の本質が見えてきて全体を見渡す力が増していく
・先のことを心配するより今の状況をしっかり把握するしよう
−ある活動が他の活動よりも重要かどうかを判断するためには、何を続けて行きたいのか、何を達成したのか、何を経験したいのかという基準がなければいけない

■今の仕事を把握するためには、次の6つの質問に答えることができなければいけない
1.今のあなたのタスクは何か?タスクとはあなたが今担当する仕事において取らなければいけない具体的なアクション(メールを出す、アイデアを100個出す、誰かと話す等)大抵の人は一日100〜200個抱えている
2.今あなたにとってのプロジェクトは何か?プロジェクトとは一般的に複数のタスクからなる、あなたが達成しようと決めた成果のこと。(スキューバのライセンスを取る、スマートフォンAPP用のコンポーネントをリリースする等)大抵の人は30〜100個抱えている
3.今あなたが責任をもっている分野は何か?大抵の人は、職場での業務(人材開発、資産管理、企画、顧客管理等)や家庭における役割(健康管理、家事、レクレーションの企画等)含め、大抵の人は10〜15個抱えている
4.これから一年であなたの仕事や私的なプロジェクトにどのような変化があるだろうか。今後数ヶ月の間に果たそうとしてる目標や大きなプロジェクト、もしくは変えたいことは何か?
5.これから数年であなたの属するグループや職業、私生活にはどのような変化があるか?少し長期的な展望で。
6.あなたは何のために生きているのだろう?あなたの存在目的「人として達成しなくてはならないこと」

・すべて書きだして、心のメモリを開放すると、みるみるうちにエネルギーが湧いてきて、リラックスしながら人生と仕事をコントロールできるようになる
・時間が完全に消える無心の状態=最高に生産的な状態は、考えているか考えていないかによって生まれるのではない。むしろ「考えるべきことについて考えていないこと」が重要。
・そのために重要なのは、適切な間隔で定期的に進行状況を検討するシステムをつくること
−日に何度かやらなければならないことを片付けるために必要な行動をすべて検討し直す
−少なくとも1週間に一度はすべてのプロジェクトとそれに伴う行動をくまなく再検討する
−1〜2ヶ月に一度は生活や仕事におけるやるべきことを再検討し、今するべきプロジェクトがきちんと進んできるかどうか確かめる必要がある。
−1年に一度は、これから1年〜1年半くらいの見通しを立て、目標を定めておくのが好ましい
−数年に一度はパートナーと一緒にライフスタイルや将来について話し合っておく必要があるかもしれない

・リストを作る目的は、「やりかけの仕事を片付けることによって本当にやりたいことのために集中力と創造的なエネルギーを100%使えるようにすること」

【第2章】成果を生む集中の仕方

・何が何だか分からない!という時にやるべきことは2つ。
1.意図する結果や目標を明らかにすること
2.その目標へ進むための次の行動をきめること

・思い描くことこそが力。何かが物理的に存在する前に、それがあたかも存在しているように明確にイメージする能力は、誰もがもっと開発すべき能力。
・がんばりが足りてるかどうかと考えるのではなく、ただ注意深く集中して実行する。本当にやるべきことに没頭しているときはがんばってることを意識しないはず。
・考えれば考える程、動けば動くほどエネルギーが湧いてくる
・目的がはっきりすれば選択肢は増える。目的を知れば知るほど成功するためのユニークなアイデアや常識破りの可能性を思いつくことができる
・ユニークなアイデアを得るためには、「何に対しても最高の仕事をしようと決意する」こと。目標を最高の形で達成しようとする強い心をもとう。そうすれば得ることができなかった情報やひらめきが不思議とあなたに与えられる。
・今何をするのがベストかと自分に問いかけ、その答えが出たなら自分の心のなかにある「疑い」や「ためらい」や「決めつけ」に攻撃されても挫けるべきではない。
・本当にベストのことに集中しているときは、過去のことを忘れ、許し、未来への恐れさえも悪れることができる。なんて健康的!
・その時々で、ベストな会話、ベストなメール、ベストな企画書、ベストなドライブ、ベストな昼寝をしよう。
・「ベストを尽くす」という視点を持つことによって、将来的にビジネスが拡大するという視点を得たり、ある日の楽しみが増えたりする。すると必ず何かのアイデアが思い浮かび、あなたの生産性は高まるだろう。
・プロフェッショナルとして重要なスキルの1つに、「どれだけ素早く”何でも来い”状態になれるか」がある。いざというときに素早くリラックスして次にするべきことに集中する能力である。
・想定外のことが起きた時にはこの言葉を必ず口にしよう「リラックスせよ、視点を変えよ、次に備えよ」

■生産性を最大限に活かしてそれを達成するためにやらなくてはいけないこと
1.今やっている仕事を何故やっているかを考え、次に取るべき具体的な行動を定義する
2.やるべきことをすぐに実行しない場合は、それをやり終えた時にどうなっているかという結果と、起こすべき行動について書き留めておく
3.適切なリマインダーを設定しよう。

・どうゆう結果を望んているのかほんの少しだけ先に考えることができればリラックスして状況をコントロールできるようになる。「済んでいないこと」と決めればそれで完了。
・人生を思い通りに生きる人は、いつでも一つ上から自分を眺め、意識的に全体像を把握することで自由な心でいられる。
・GTDで教えることは、エネルギーを最も効率良く買うことができるように、どのように物事を片づけ集中するかという方法。
・面白いのは、物質的な豊かさを求めるほど仕事に追い立てられるようになり、最後には逃げ出したくなってしまう。そういったこだわりを捨ててもっと大きな視点で自分のやりたいことに集中出来れば物質的な豊かさもあとからついてくる。
・こうした視点を持つことによって、何がどこにどう自分のために位置されているかがはっきりと見えて余計な仕事を抱え込むことがなくなるからだ。
・どんなときでも、今やっているたった一つのことに完全に集中することが、成果を上げる秘訣
・未来の目標を持つことはそれによって現実を変えるためである。
・今この瞬間に行う決断の内容と質が、その目標によって前向きに変わることがある・将来への目標こそが、今何に意識を向け、何を感じ、何をするかというあなたの選択のすべてに影響を与える。
・考えるべきは、「今、どんな種類の自分の行動が、自分を最もらしい存在にするのに合っているか」ということ

 

【第3章】成果を生む枠組みを作る

・あるレベルで物事が不安定になると、それが解決するまで他のレベルにおけるエネルギーや集中力が奪われてしまう。逆にバランスのとれた状態であれば、何をするときにもどんなレベルにいるときでも、ごく自然に流れるような創造的なエネルギーを利用することができる
・頭がすっきりと整理された状態というのは、気になることをすべて紙に書きだして初めて味わうことができる。「もうこれ以上気になっていることはない!」という極限までやること。
■夢想家と実行家の自分をうまく使い分ける
1.まずは気になることをとりあえず一箇所にまとめておける「inbox」を持とう。クリエイティブな気分なときはアイデアをとりあえずシステムに放り込む。すると後で実行家の自分が出てきて次に取るべきアクションを考え、行動を起こしてくれる。
2.「プロジェクト」リストと「いつかやる/たぶんやる」リストを持とう。夢想家の必須リスト。
3.「次に取るべき行動リスト」を持とう。実行家が今何をすべきか、どうやればいいのか知るためにはなくてはならないもの。
4.週次レビューをしよう!定期的に夢想家と実行家を共に召集し、ミーティングを持とう。このレビューで2人は協力し合い、熱心な態度であ互いに調整しあうはず。

・頭のなかをすっかり書き出し、それぞれの目的やそのための行動を決めてはじめて、頭はスッキリと自由になる。この作業をやってしまった人は例外なく集中力や直感力がぐっと次のレベルに上がって、もっと健康的な物の見方ができるようになる。
・「プロジェクト」やそれを達成するための「次に取るべき行動」をはっきり決めたら、そのリストを常に更新し、完全な形で維持すること。すっきりとした頭でテキパキと仕事をこなせる状態でいたければ、そして常に平常心を保ち、いざというときに完全に集中できる状態でいたければ、手元のリストのメンづおを丁寧に見てあげよう
・ピータードラッガーは、知識労働者の最も大事な仕事は「仕事を定義すること」だと述べている。仕事を定義するためには大事なことは、
1.自分がなぜその仕事をしようとしているのか考えること
2.その仕事を片付けるために次にどんな行動を起こす必用があるのかを考えること
・自分にとってうまくいく、仕事の「型」をもとう。GTDも型の1つ。その型を意識しないでいいくらいのレベルで習得できているだろうか
・アイデアを生み出すサイクルと、処理するサイクルを一緒にしてはいけない

 

【第4章】リラックスして、さあはじめよう!

■知的労働者になくてはならない資質
・大量の仕事が殺到しても、リラックスしつつコントロールできる能力
・あいまいな方向性や突発的なプロジェクト、はたまたさまざまなプレッシャーの中においても、実現可能な行動計画を立てられる能力
・緊急事態になったときではなく、片付けるべき仕事が発生した時に手際よくとるべき行動を決定できる能力
・新たな情報が与えられた時や、想定外の事態が起きた時に、素早くするべきことを再構成し、優先順位をつけなおし、バランスを取り戻す能力
・周囲と協力体制を築きつつ、自分の仕事をきちんと成し遂げる能力(和して動ぜず)
・他の人や自分との取り決めを状況の変化に応じて柔軟に調整する能力
・どんなアイデアも(だめなアイデアも)、同僚や部下の前で発表することができ、客観的に評価できる能力
・大きな障害に直面した時、望ましい結果と次に取るべき行動に素早く集中できる能力。
・定期的に人生においてやるべきことをきちんとレビューすることによって、いつでも目の前の仕事に集中できる能力

・競争力は思わぬ出来事に対処できる能力によって決まる。どんなことが起きても「なんでも来い!」といえる準備ができているかどうか。
・脳が得意なのは、次々に出現する情報をもとに、考えをまとめ、創造的に意思決定をすること
・システムが得意なのは、何かを覚えたり思い出したりすること

■知的労働者が今何をすべきか決めるときには、少なくとも3つの要素を考慮するべき
1.今、置かれている状況を考える(この瞬間になにができるか)
−急な空き時間に対処する準備をしていない場合、「やらなくてはいけないことを把握できていない」ストレスが、あなたを常に苦しませる
2.今、片付けられる仕事の種類について考える(すでに必要だと決めた仕事を実行するのか、予想していなかった新たな仕事をするのか、するべき仕事のリストを更新するなどシステムのケアをするのか)
−仕事の種類(実行するのか、検討するのか、創造するのか)をごっちゃにしていると知らず知らずのうちにエネルギーを浪費してしまう
−すべてがコントロールされている感覚があるのなら、新しいアイデアに思いを馳せてみてもいいだろう
3.今、片付けられる仕事のレベルについて考える(メールに返事を書くか、今関わっているプロジェクトを前進させるか、長期的な目標について検討するか、自分の人生について思いを巡らすか)
−どんな視点にたったどんな話し合いが必要か

・あなたという存在は、いろいろな要素から成り立っている。ある要素について考えるのを避けていると、避けていた事柄がストレスになって集中力ががくんと落ちてしまう。すべての要素を多面的に考慮して初めて、仕事も人生ももっと効率よくこなしていける
・あなたの能力は、あなたがリラックスできる能力に比例する
・頭のなかが自由であればあるほど、より創造的な生産活動ができる
・頭の外に信頼出来る管理システムが存在して初めて「真に知的な部分」が機能し始める
・アクシデントをあらかじめ計算しておくのは理にかなったことである。最悪の事態に直面したときに、心理的にそれに対して準備ができているかどうかは、思っている以上に重要なことだ。
・生活や仕事の中にリズムを作り出せば、物事がスムーズに進む。週に一度のMTG、午後の散歩、朝の読書など。
・大きな変化が見えなくても、そこに流れるたゆみないプロセスを信じよう。
・そんなことをやっている時間はないと感じるときに、そろそろやらなければと心の奥ではわかっているものは何だろう?どんなに忙しくても、そんなときこそ一旦今やっていることをやめ、心のおもむくままに行動してみよう。
・そんなことやってる時間なんて無い、と感じている時こそが、スローダウンするときなのだ
・「プロジェクト」なのか「いつかやる/たぶんやる」なのか。具体的に目に見える次の行動が決定されない限り「できるだけ早く」は「決して進まない」になる
・長期的なプロジェクトに関して「次にとるべき行動」を設定するのは、やる気を持続させる上でとても重要だ。とりわけ、次に取るべき行動が数日のうちにできるものだとしたら、創造的なエネルギーがふつふつと湧いてくるだろう
・「長期的なプロジェクト」とは、なるべく早くやらなくてはならない「次に起こすべき行動が非常にたくさんある」というだけなのである。
・小さなことに興味を持てないものは、大きなことに対しても偽りの興味しか持つことができない。
・結局、違いが出てくるのはいかに細かいところに注意を払うかということ(相手の名前を覚える、一本の電話、道具の手入れ)
・最高の結果は小さな積み重ねから生まれるのと同じように、最悪の結果もごく些細なことの繰り返しから生まれる
・仕事の引き受けすぎ、これはストレスの原因のように思われがちだが、こうゆう環境で「あらゆる困難をものともせず」仕事をすることによって活き活きとしてくる場合は実際には多い。これをストレスに感じる原因は、あなたが舵を握っていないとき
・自分が舵を握っていないとき、つなり自分で自分のエネルギーをコントロールしていないとき、人はストレスを感じる。
・これから選択する機会はたくさんある。重要なのは、あなたがした選択についてどう思うかを選択する機会があるということ。賢い選択をする機会は何度でもある

 

うん、長い!!でもやはり良い本。

 

これからまた頭の中をすべて出す作業に入ります。では。

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